Resumen del inventario, compras y devoluciones

Las capacidades de inventario de Dynamics 365 Field Service incluyen:

• Almacenaje
• Ajustes de inventario y transferencias
• Consumir y facturar productos durante las órdenes de trabajo
• Compras
• Devuelve
• Diarios de inventario

Para los requisitos básicos de inventario, muchas organizaciones utilizan las capacidades anteriores incluidas con Field Service. Para requisitos de precios e inventario más complejos, Field Service está diseñado para integrarse con los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP). Un ejemplo común es la integración con Dynamics 365 Supply Chain Management usando una plantilla Common Data Service "prospect to cash" preconstruida.

Requisitos previos

• Tener conocimientos de las Capacidades del catálogo de productos de Field Service es vital antes de usar inventario, compras y devoluciones.

Almacenes e inventario de productos

Un almacén en Field Service es cualquier ubicación de la empresa que tenga inventario. Esto incluye ubicaciones estáticas y móviles como:

• Almacenes
• Camiones técnicos
• Centros de distribución
• Muelles de carga

El inventario en cada almacén se actualiza en función de los productos de órdenes de trabajo usados, órdenes de compra, devoluciones, ajustes y transferencias. Esto queda registrado en la entidad Inventario de producto relacionada.

Para cada producto en el almacén, el sistema rastrea:

• Cantidad disponible - cuántas unidades quedan por vender.
• Cantidad asignada - cuántas unidades figuran actualmente en las órdenes de trabajo como productos de órdenes de trabajo asignadas.
• Cantidad en mano - suma de la cantidad disponible y la cantidad asignada. Básicamente, unidades sin vender.
• Cantidad en pedido - cuántas unidades figuran actualmente en las órdenes de compra, pero no se han recibido ni agregado al inventario. Básicamente, unidades que están en camino.

Ajustes de inventario y transferencias

Ajustes de inventario es una función que le permite agregar o restar manualmente el inventario de los almacenes. Esta característica se usa generalmente para chequeos de rutina para reflejar la contracción y los defectos, y comparar el inventario esperado con el inventario real, ajustando la diferencia.

Transferencias de inventario es una función que le permite transferir inventario de un almacén de origen a un almacén de destino. El ejemplo más común de esto es transferir el inventario de un almacén al camión de un técnico.

También puede habilitar ajustes y transferencias en la aplicación móvil de Field Service para permitir a los técnicos reunirse en el campo y registrar una transferencia de inventario de un camión a otro, por ejemplo.

Inventario de orden de trabajo

Agregar productos a las órdenes de trabajo y usarlos afecta el inventario.

Por ejemplo, agregar un producto según lo estimado y asignado (Estado de la línea establecido en Estimado, Asignado y Sí) reserva una parte del inventario del almacén especificado, aunque en realidad no lo deduce.

Si se utiliza un producto de orden de trabajo durante una orden de trabajo (Estado de la línea establecido en Usado), el inventario en el almacén relacionado se deduce por la cantidad de producto de la orden de trabajo. Típicamente, el almacén listado en un producto de orden de trabajo es el camión del técnico.

Pedidos de compra

Los pedidos de compra (PO) se utilizan para pedir productos a un almacén o directamente a una orden de trabajo para completar el trabajo en el sitio.

El proceso de pedido de compra incluye:

1. Solicitar productos de un proveedor creando un Pedido de compra y agregando Productos de pedido de compra.
2. Obtener la aprobación.
3. Documentar la recepción de productos mediante la creación de un recibo de pedido y productos de recibo de pedido. Esto agregará los productos recibidos al inventario del almacén o como productos de órdenes de trabajo.

Devuelve

A veces, la misma organización que instala piezas y equipos en la ubicación de un cliente necesita procesar una devolución de ese producto o activo del cliente.

Entre los ejemplos habituales de por qué se pueden iniciar devoluciones se incluyen:

• La pieza o el equipo está defectuoso
• El cliente no está satisfecho
• Se necesita una reparación y la reparación no se realizará en el sitio, sino en la ubicación del proveedor de servicios o del fabricante
• El equipo estaba en la ubicación del cliente como parte de un contrato de arrendamiento que finaliza y no se renovará

Field Service cuenta con tres devoluciones listas para usar:

• Devolver al almacén
• Devolver al proveedor
• Cambio de la propiedad del equipamiento

Hay tres pasos al emitir una devolución:

1. Crear autorizaciones de devolución de mercancías (RMA): todas las devoluciones de productos se inician con RMA, la RMA designa los productos a devolver, así como toda otra información importante, como los precios. También especifica una acción de procesamiento, que es de tipo devolución.
2. Crear recibo de RMA: la devolución no se finaliza hasta que se crea un recibo de RMA. El recibo de RMA confirma que se recibieron el producto y la cantidad correctos, así como la fecha y la persona que controla la recepción.
3. Se realizan ajustes de inventario y de activos del cliente: esto se realiza automáticamente en segundo plano.

Otras características importantes de las RMA incluyen la capacidad de emitir créditos a clientes que inician devoluciones, y la capacidad de rastrear devoluciones como parte del historial de servicio de activos del cliente.

Diarios de inventario

Todas las transacciones de inventario se registran en la entidad Diarios de inventario, que se puede encontrar a través de una búsqueda avanzada. Por ejemplo, cuando se asigna un producto a una orden de trabajo, se crea un diario de inventario que aumenta la cantidad asignada en uno. Cuando ese mismo producto se utiliza para completar la orden de trabajo, se crea otro diario de inventario que disminuye la cantidad disponible. Esto sucede para todos los aumentos y disminuciones del inventario de productos. Básicamente, los diarios de inventario sirven como un libro mayor de inventario dentro de Field Service.

Lo que es más importante, los diarios de inventario a veces se usan para integrar transacciones de inventario de Field Service en sistemas ERP externos, dependiendo de cómo esté diseñada la integración. Para hacer las integraciones más fáciles y más flexibles, los diarios de inventario se pueden crear manualmente.

Consideraciones de configuración

• Agregar el rol de seguridad Inventario de compras al rol de seguridad (despachador o recurso) existente de un usuario les dará acceso para crear y editar entidades relacionadas con el inventario, como almacenes, órdenes de compra y RMA.
• Al agregar un almacén a cada recurso reservable, puede definir el almacén predeterminado que se utilizará cuando ese recurso reservable use un producto de orden de trabajo.