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ワークフローを使用した従業員情報の管理

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Human Resources

この記事では、従業員情報を管理するために人事管理のワークフロー機能を使用する方法を説明します。 たとえば、ワークフローを職位と関連付け、従業員がレコードを変更した際に開始された承認ワークフローをコンフィギュレーションすることができます。

人事管理のワークフロー機能は、人事管理の活動を管理するための数多くのワークフローを提供します。 また、特定のワークフローを変更しそれらをレポート階層に関連付けるための数多くのオプションが使用できます。 複数のタイプの従業員情報への変更を管理するのに役立つワークフローが使用できます。 職位とワークフローを関連付けることができます。 その後、従業員が従業員レコードを変更した場合、新しい情報が保存される前に承認が必要なワークフローが開始されます。 ワークフローは変更を効率的に管理し従業員のデータを正確な状態に維持するため、次のタイプの情報に対して事前に定義されています。

  • ID 番号
  • コース
  • 教育
  • 画像
  • 貸与品目
  • 職務経験
  • プロジェクト経験
  • スキル
  • 要職
  • 人事管理アクション
  • コース登録

従業員の雇用、異動、退職の際、ワークフローに確認プロセスを含めることができます。 これにより、ドキュメントは変更されるか、もしくはアクションの条件がワークフローの一部として定義されます。 確認プロセスが完了すると、ドキュメントまたはアクションが完了し、ワークフローは最終的な承認ステップへ移動します。

職位階層とワークフローの関連付け

コンフィギュレーションした任意の職位階層とワークフローを関連付けることができます。 ワークフローのルーティングには、管理コンフィギュレーション可能 の 2 つの階層タイプが使用されます。

  • 管理 階層は、会社または組織のレポート構造を表します。 この階層タイプの詳細については、報告先職位 を参照してください。
  • コンフィギュレーション可能 階層は、マトリックスまたはカスタムの階層を表します。 この階層タイプの詳細については、リレーションシップ を参照してください。

管理階層の例

ワークフローを構成して、従業員が新しいコンピュータの購買要求を送信すると、その要求が従業員のマネージャーおよびスキップ レベルのマネージャーにルーティングされるようにすることができます。 ワークフロー ステップを構成する場合は、割り当てタイプ フィールド を 階層 に設定します。 その後、階層タイプ タブが使用可能になります。 この例の場合、管理 階層を選択します。

コンフィギュレーション可能階層の例

職位がマトリックス レポート階層と関連付けられている場合、従業員のマネージャーではなく、プロジェクト リーダーへ特定のプロジェクト経費をルーティングするワークフローを構成できます。 この場合、割り当てタイプ フィールドを 階層 に設定します。 その後、階層タイプ タブで コンフィギュレーション可能 階層を選択します。 ワークフローを設定した後、ワークフロー設定 ページの階層の 関連付け を選択して、ワークフローのルーティングに使用する階層を選択します。

重要

ワークフローの承認のためにドキュメント、トランザクション、またはマスタ レコードを送信する場合、提出者の基本職位を使用して、ドキュメントを次にルーティングするユーザーを決定します。

ワークフロー パラメーターの階層設定

  1. ワークフロー パラメーター ページで、階層ルート指定 に移動します。
  2. 既定では、職位階層の使用 オプションは いいえ に設定されています。 この場合、ワークフローは階層を移動するときに作業者の基本職位を使用します。 オプションを はい に設定すると、ワークフローが階層を移動するときに職位の親を使用するようになります。

追加の例

従業員 Grace Sturman には、コンサルタントとトレーナーの 2 つの職位があります。 Grace の基本職位はトレーナーです。 新しい従業員のトレーニングをしていないときは、コンサルティング業務を行うことができます。 Grace は基本職位から人事部長の Claire に報告します。 Claire は Charlie に報告します。 コンサルタントという立場上、Grace にはプロジェクトに応じて複数の点線リレーションシップがあります。

Grace の会社は、コンフィギュレーション可能 階層 (マトリックス/プロジェクト ベースの階層) に基づくワークフロー ルーティング規則を作成します。 この階層では、Grace のコンサルタント職位を使用します。 職位階層の使用 オプションが いいえ に設定されている場合、ドキュメントが承認のために Grace にルーティングされると、ワークフローは基本職位 (トレーナー) を参照して、ドキュメントの次のルーティング先を決定します。 この場合は、まず Claire に、次に Charlie にルーティングされます。 オプションが はい に設定され、ワークフローが コンフィギュレーション可能 階層を使用する場合、ワークフローは Grace のコンサルタントの職位と報告関係を確認して、ドキュメントを次にルーティングする先を決定します。

複数の承認者の構成

ワークフローで複数のユーザーの承認が必要な場合、個別の承認プロセスを、複数のステップを含む 1 つの承認プロセスに結合できます。 完了ポリシーは、すべての承認者 または 単一の承認者 に設定できます。

たとえば、承認プロセスの完了ポリシーが 単一の承認者 に設定されています。 従業員の Sam は、ライン マネージャの Brian と HR マネージャーの Christine の承認を必要とするワークフローを送信します。 Brian が最初に対応した場合、そのアクションがドキュメントに適用されます。 たとえば、Brian がドキュメントをを却下した場合、ドキュメントは Sam に返され、状態は 却下 になります。 Brian がドキュメントを承認した場合、そのドキュメントはレビューのために Christine に転送されます。

詳細については、ワークフローでの承認ステップの構成 を参照してください。

ワークフローを構成するには、次の手順に従います。

  1. 複数のステップを含む 1 つの承認プロセスを作成します。
  2. 承認プロセス ステップを作成します。 前に説明した例では、承認プロセスには、ライン マネージャによる承認と HR マネージャの承認のための 2 つの手順があります。
  3. 完了ポリシー を、すべての承認者 または 単一の承認者 に設定します。

人事管理ワークフローのコンフィギュレーション

従業員が個人 ID の変更を要求するときに開始される基本ワークフローをコンフィギュレーションするには、次の手順に従います。

  1. 人事管理ワークフロー ページで 新規 を選択します。

  2. 利用可能なワークフローの一覧で ID 番号 を選択します。

  3. 実行 を選択してワークフロー デザイナーを開き、ユーザー名とパスワードを入力します。

  4. ワークフロー要素の一覧からデザイナー キャンバスに ID 番号の承認 要素を移動します。

  5. 承認要素を 開始完了 に関連付けます。

  6. 要素の承認をダブルタップ (またはダブルクリック) し、プロパティを長押し (または右クリック) します。

  7. 作業項目の指示を追加するには、以下の手順を実行します。

    1. 割り当て を選択してから、割り当てタイプで 階層 を選択します。
    2. 階層 選択で コンフィギュレーション可能階層 を選択します。
    3. 停止条件を追加して、ページを閉じます。
  8. 追加指示を完了します。

  9. 保存して終了を選択します。 ダイアログ ボックスが開いたら新しいワークフローを有効化し 有効にする を選択します。

  10. 人事管理>職位>職位階層タイプ に移動します。

  11. マトリックス を選択します。

  12. 作業者 ID 番号 ワークフローを一覧に追加します。

追加リソース

住所変更の表示と管理